UN'EMAIL RACCONTA PRIMA DI TUTTO CHI SEI

La Comunicazione continua ad essere il punto focale nella creazione dell’immagine aziendale e della relazione con il cliente. Con questo post vogliamo darvi risposte pratiche su come migliorare la vostra comunicazione via mail.

Un'e-mail non è una semplice trasmissione di dati ed informazioni, ogni singola parola, persino il suo ritmo e l'ordine in cui si sussegue nel discorso, ci rappresenta, parla di noi, costruisce la nostra immagine e reputazione agli occhi di chi la riceve. E, di riflesso, l'immagine e la reputazione dell'azienda che noi in quel momento rappresentiamo.




Siamo soddisfatti della nostra comunicazione elettronica?
Se la risposta dovesse essere no....eccovi alcuni suggerimenti e spunti di riflessione per migliorare la vostra "scrittura online":

·         Il Mittente deve essere:

- Preciso e Specifico (es. non "servizio clienti" ma "servizio clienti Personal Planner")

- Immediato da decodificare, privo di sigle indecifrabili (es. non WPN ma Windy Partner Network)

- Chiaro circa il nome dell'azienda/ente, che va sempre preferito rispetto al nome del singolo, a meno che questi non sia già conosciuto.

·         L'Oggetto:

- Come spiega Luisa Carrada  nel suo libro e blog "IlMestiere di Scrivere":

Mittente + Oggetto = Credibilità

Essi vanno pertanto concepiti insieme e devono aiutarci a focalizzare il messaggio nell'immediato.

Evitate di essere laconici, ma non superate le 70 battute ed evitate tutto quello che può essere percepito come Spam (es. parole scritte tutte in maiuscolo, punti esclamativi etc...)

·         Il Testo:

- Va concepito come una pirmaide rovesciata: Il messaggio più importante va concentrato nell'oggetto e nelle prime righe. Le informazioni vanno ben scaglionate, gli approfondimenti vanno lasciati agli allegati.

Ricordatevi che l'e-mail si legge di corsa!

- Organizzate i contenuti in modo da creare una Mappa Visiva.

Ad esempio:

- Paragrafi brevi

- Spazio bianco tra un paragrafo e l'altro

- Elenchi puntati o numerati

- Evitate sfondi colorati o disegni di varia natura per la corrispondenza professionale

·         La Conclusione:

- Firmarsi sempre! La nostra firma ci rappresenta e racconta. Evitate però i dott. gli ing. etc... Si danno preferibilmente agli altri non a se stessi. Un pò di sana modestia!

 - Revisionare sempre il testo prima di inviarlo! Un messaggio con refusi ed errori parla di trascuratezza e poca serietà!

Ricordatevi che il 93% dell'impatto comunicativo è non-verbale ( 55% linguaggio del corpo e 38% paraverbale) e che i contenuti incidono solo per un 7%.

Nell'e-mail possiamo supplire alla mancanza di fisicità solo con le PAROLE. Poniamo quindi il massimo dell'attenzione nel dare loro una certa intonazione, nel mitigarle e farle sorridere.